Le riforme della Pubblica Amministrazione che si sono succedute negli anni sono molteplici e tutte orientate a modificare i processi di lavoro al fine di renderli più efficienti ed efficaci in un contesto in perenne cambiamento. Perseguire l'efficienza e l'efficacia, termini abusati nel pubblico come nel privato, è comunque una condizione indispensabile se i processi di lavoro della PA sono tesi a erogare servizi a cittadini ed imprese. Le politiche di crescita del Paese richiedono anche una maggiore produttività delle amministrazioni pubbliche e la loro capacità di offrire servizi adeguati a imprese e cittadini. Ma da cosa è alimentata la produttività della PA? Dalla riduzione dei costi? Dalla riorganizzazione dei servizi? Da procedure puntuali ma rigide? Sicuramente da tutti questi elementi, ma è anche determinata in modo preponderante dalla qualità del personale: le competenze possedute, l’esperienza maturata, la motivazione al lavoro, il senso del servizio al cittadino, le capacità personali, i valori in cui si crede. E se la produttività della PA è determinata dalla qualità del personale, quest’ultima è garantita dalla capacità di aggiornamento e sviluppo delle competenze. Pertanto la formazione – se non la si considera una spesa ma un investimento – potrebbe essere uno strumento rilevante per l’innovazione del capitale umano.
Sviluppare competenze per il cambiamento
Il cambiamento di un ente regionale è possibile se si interviene sui processi e sull’organizzazione ma anche se si agisce sulle politiche per il personale. Questa premessa è alla base delle politiche per lo sviluppo delle competenze e l’aggiornamento delle conoscenze del personale regionale.
Il metodo di lavoro condiviso da Regione Lazio e ASAP si basa sull’ascolto e sulla rilevazione degli effettivi fabbisogni dei vari stakeholders al fine di sviluppare piani formativi in linea con le esigenze dei destinatari. Una delle primarie attività svolte è, dunque, rispondere alle esigenze specifiche dell’organizzazione regionale attraverso la rilevazione dei bisogni di formazione delle varie strutture che ne fanno parte.
La rilevazione dei fabbisogni, che consiste in un lavoro complesso di analisi della domanda di formazione e non esclusivamente in una rilevazione quantitativa tramite la somministrazione di questionari, prevede:
- analisi del contesto specifico dell’intervento formativo, attraverso una ricerca documentale e un’indagine qualitativa (evoluzione del contesto di riferimento, cambiamento dei processi, trasformazioni organizzative, piano delle performance, piano anti-corruzione, innovazione delle competenze professionali e/o personali, evoluzione normativa);
- rilevazione dei fabbisogni effettuata tramite interviste in profondità, interviste semi-strutturate e questionari on line;
- monitoraggio e valutazione dell’attività formativa realizzata nelle precedenti annualità (utilizzo di indicatori quantitativi e qualitativi di precedenti percorsi ai fini del miglioramento continuo).
L’insieme di questi strumenti permette di raccogliere informazioni utili che consentono alla Regione Lazio di formulare il Piano Triennale di Formazione, un documento approvato dalla Giunta Regionale che individua i principali obiettivi strategici dell’Ente: valorizzare il capitale umano, promuovendo lo sviluppo delle competenze professionali al fine di contribuire al miglioramento della qualità dei servizi ai cittadini e alle imprese; sviluppare la cultura della legalità attraverso l’implementazione delle azioni formative sulla prevenzione della frode e della corruzione; potenziare l’efficienza economico-finanziaria del sistema regionale, contribuendo alla trasparenza dell’amministrazione pubblica; incrementare la soddisfazione dei portatori d’interesse, facendo leva su elementi di innovazione e competitività.
Il Piano Formativo regionale, dunque, è un Programma in continuo divenire che, se da un lato deve rispondere in maniera flessibile alle esigenze di un territorio complesso e in evoluzione, dall’altro svolge il compito di connettore delle diverse iniziative intraprese dalla Regione all’interno di un quadro ragionato e sinergicamente coerente.
Obiettivi di sviluppo di Regione Lazio
In linea con il Sistema di misurazione e valutazione della Performance implementato dall'amministrazione regionale le finalità perseguite in termini di politiche di sviluppo e formazione del personale corrispondono, essenzialmente, ai seguenti quattro macro obiettivi:
- Obiettivi strategici: supportano l’implementazione di programmi e progetti strategici che interessano tutte le Direzioni e le Agenzie, tra cui la Programmazione Europea 2014-2020, le attività connesse all’implementazione degli Open Data e dell’Agenda digitale, il Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione (P.T.P.C.);
- Obiettivi di sviluppo manageriale: identificano le necessità formative in relazione al “comportamento organizzativo” del personale;
- Obiettivi di crescita professionale: individuano il fabbisogno di conoscenze e competenze qualificanti che supportano la semplificazione amministrativa e caratterizzano i processi di lavoro dell’amministrazione regionale;
- Obiettivi di crescita e sviluppo di singole Direzioni e Agenzie: evidenziano le necessità di competenze specialistiche per aumentare l’efficacia e l’efficienza dell’azione pubblica nei settori di intervento delle singole Direzioni e Agenzie.
Sulla base di questi obiettivi è stato così elaborato il Piano formativo di Regione Lazio da parte di ASAP, che opera in stretta sintonia con l’Area Controllo di gestione regionale, formazione e programmazione dei fabbisogni della Direzione Regionale Affari Istituzionali, Personale e Sistemi Informativi. In quanto agenzia in house regionale ASAP si occupa di aggiornamento, qualificazione e specializzazione del personale dipendente nonché di supporto ai processi di innovazione organizzativa con l’impiego di metodologie avanzate.
In questo articolo si riporta l'esperienza di Regione Lazio relativa ad uno dei quattro obiettivi ed in particolare quello che interessa la strategia di sviluppo delle competenze manageriali dei Dirigenti e dei dipendenti appartenenti alle categorie D, C e B. Questa esperienza relativa allo sviluppo delle competenze manageriali è stata riportata nel paper di studio di Daniel Gerson sulla tematica delle skills nel Civil service dei paesi OCSE (Mapping skills needs for high performing civil service: Attracting, retaining and developing public employees of the future). Lo studio è stato presentato il 25 aprile a Parigi in occasione del simposio del Public Governance Committee dell’OCSE congiuntamente all’incontro annuale del gruppo di lavoro OCSE su Public Employment and Management (PEM).
Linee guida del Piano
Le linee guida che hanno indirizzato la progettazione e l'implementazione del Progetto di Regione Lazio sono state:
- la scelta di sviluppare percorsi formativi integrati che sviluppino le competenze relazionali e allo stesso tempo alfabetizzino sul “digitale”;
- l’utilizzo delle tecnologie nei processi di apprendimento;
- il coinvolgimento, l’engagement e la propositività dei dipendenti sui temi dell’agenda digitale e del cambiamento dell’amministrazione regionale;
- l’utilizzo di molteplici metodologie formative (aula, esperienziale, TEL, facilitazione, World café) e strumenti (lezioni, esercitazioni, simulazioni, Social network, Serious game, piattaforma Moodle, LimeSurvey per i sondaggi).
Tale Progetto è stato costruito anche in riferimento ai seguenti criteri:
- Unitarietà: coinvolgimento di molteplici destinatari sulle medesime tematiche;
- Continuità nel tempo: progetto che si sviluppa nell’arco di tre anni;
- Gradualità: necessità di avvicinarsi gradualmente all’utilizzo delle tecnologie transitando dalla formazione in aula alla formazione con le TEL;
- Integrazione di Contenuti (Agenda digitale & Comportamento organizzativo) e di Metodologie (Aula, Serious game, Yammer, Moodle, Facilitazione, …);
- Coinvolgimento e partecipazione nella sperimentazione e progettazione dei contenuti con i dirigenti e nell’ascolto delle proposte dei dipendenti.
Per tali interventi sono state sperimentate soluzioni formative e metodologie di apprendimento “non convenzionali” e principalmente interattive, al fine di creare momenti di scambio e di apprendimento collaborativo attraverso la conduzione dei lavori da parte di uno staff di docenti e facilitatori, esperti della formazione con particolare riguardo ai temi della comunicazione, del team building e dei comportamenti manageriali.
Il progetto ha avuto il compito di supportare e sviluppare una strategia della “sostenibilità delle risorse umane” attraverso la messa in atto di processi volti a garantire - nel tempo - la comunicazione, la formazione, la motivazione, il coinvolgimento, lo sviluppo del capitale sociale e intellettuale dell’organizzazione regionale. Dunque le misure adottate per incrementare la sostenibilità sono state:
- riduzione degli ostacoli alla comunicazione interna e verso l’esterno;
- armonizzazione degli obiettivi personali e professionali;
- implementazione delle performance e raggiungimento degli obiettivi attraverso programmi formativi mirati;
- aumento del grado di condivisione dei principi fondamentali, degli ideali e delle strategie dell’organizzazione regionale;
- miglioramento, nei partecipanti, della comprensione del proprio ruolo in funzione di una visione sistemica dei servizi erogati dall’ente;
- cambiamento delle modalità di lavoro collaborativo e di gestione dei progetti;
- diffusione di una cultura favorevole al cambiamento e all’innovazione.
Tre percorsi integrati
Per implementare la strategia di sviluppo delle competenze manageriali dei Dirigenti e dei dipendenti appartenenti alle categorie D, C e B sono stati realizzati tre percorsi formativi, che condividono il medesimo approfondimento tematico. Infatti, per consentire un effettivo cambiamento della PA, oltre ad intervenire su aggiornamenti normativi e acquisizione di nuove competenze e conoscenze, è necessario sviluppare adeguate capacità relazionali. Per questo motivo, facendo riferimento al modello delle capacità presente nel Sistema di misurazione e valutazione della Performance, sono stati progettati tre percorsi con una medesima matrice di contenuti, ma differenziati per i tre gruppi di destinatari (dirigenti; categorie D; categorie B e C)
Il percorso “Olimpo: leadership e governo delle relazioni interne” rappresenta la prima sperimentazione italiana del modello di Social Enterprise applicato ad una pubblica amministrazione. Questo percorso iniziato nel maggio del 2015 e concluso ad ottobre dello stesso anno, è stato rivolto a complessivi 167 dirigenti della Regione Lazio ed è inserito in una strategia di sviluppo organizzativo della dirigenza regionale, collegata al piano degli obiettivi strategici dell’amministrazione. Gli elementi innovativi che hanno caratterizzato il percorso sono due: l’utilizzo di un Serious Game, come Training Tool, e Yammer, una piattaforma on line finalizzata a favorire la collaborazione tra dirigenti nelle attività lavorative.
Il percorso “Agorà: dialogare con il cliente interno ed esterno” rivolto ai funzionari regionali (categoria D) si inserisce in una strategia di cambiamento della cultura e degli stili gestionali della Regione Lazio, orientata all’inter-funzionalità, al miglioramento del dialogo all’interno dell’organizzazione tra colleghi e verso l’esterno, alla creazione di sinergie e allo sviluppo del problem solving in un’ottica trasversale ed integrata. Dal punto di vista metodologico il ricorso alla piattaforma e-learning “Moodle” si è rivelato un utile e innovativo strumento didattico consentendo ai partecipanti di creare una community nella quale poter partecipare alle discussioni, condividere idee e soluzioni nonché consultare i materiali didattici. Attraverso l’ambiente virtuale di Moodle è stato facilitato sia il processo di apprendimento da parte dei dipendenti, sia la somministrazione on line di questionari di gradimento.
I numeri hanno confermato la buona riuscita del percorso formativo “Agorà” che ha visto, in percentuale, una partecipazione pari al 70% del totale previsto, con un numero di 1.022 partecipanti effettivi.
Il percorso “World Café per l’Agenda Digitale” ha visto il coinvolgimento di 1.600 dipendenti di categoria B e C delle sedi regionali centrali e periferiche. Il percorso rientra nella strategia per realizzare il “Lazio Digitale 2020”, ossia il piano per l’implementazione di una Amministrazione regionale capace di utilizzare pienamente le opportunità offerte da Internet e dalle tecnologie, allo scopo di assicurare ai cittadini uno sviluppo sostenibile e duraturo.
Le azioni dell’Agenda Digitale della Regione Lazio sono articolate in 5 aree di intervento due delle quali sono ritenute prioritarie dall’Ente: Amministrazione digitale aperta e intelligente e Cittadinanza e competenze digitali. Con il World Café la Regione Lazio ha inteso realizzare un percorso di comunicazione e formazione per il proprio personale con l’obiettivo di promuovere una diffusione sistemica e massiva dei temi inerenti l’Agenda Digitale improntata ad una governance regionale orientata sui temi della partecipazione, sull’apertura e sulla collaborazione tra cittadini e amministrazione. Il percorso, iniziato nel mese di ottobre 2015 e conclusosi nel mese di febbraio 2016, ha visto lo svolgimento di 20 sessioni di World Café ciascuna delle quali ha coinvolto circa 100 dipendenti impegnati in dieci tavoli di lavoro. Tramite la metodologia della facilitazione è stato possibile generare conversazioni importanti su progetti complessi ma in modo concreto, divertente e produttivo su ciascuno dei tre focus individuati: efficienza dei processi interni; coinvolgimento dei cittadini; miglioramento dei servizi.
L’importante coinvolgimento di 1.600 dipendenti regionali ha consentito di raccogliere un numero elevato di contributi che, successivamente, sono stati analizzati e sintetizzati dal team di progetto e che hanno rappresentato la base per la costruzione di un questionario volto a pesare la percepita urgenza delle varie proposte progettuali. Il materiale è stato organizzato e sistematizzato in un questionario on line di circa 60 items che è stato sottoposto ai partecipanti di World Café per una ulteriore valutazione in termini di urgenza, desiderabilità e fattibilità. Sulla base di questa indagine, la Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi, in collaborazione con l’Area Agenda Digitale della Regione Lazio e con ASAP, ha analizzato le idee di intervento e le preferenze indicate dai dipendenti regionali, al fine di individuare le azioni da intraprendere nel 2017.
Valore aggiunto del progetto: co-progettazione, engagement e cambiamento
Le azioni congiunte messe in campo attraverso i tre percorsi, secondo il concetto base di complementarietà, mostrano come si può intervenire per “scardinare” alcune resistenze che ancora ostacolano il pieno cambiamento all’interno della Regione Lazio realizzando progetti di innovazione che abbiano come finalità sia l’attualizzazione e lo snellimento dei processi, sia l’aumento di efficacia ed efficienza dei servizi che l’ente mette a disposizione dell’utente esterno.
Inoltre, grazie allo sviluppo delle capacità trasversali è possibile supportare una strategia delle risorse umane che prevede tra gli obiettivi:
- l'aumento del grado di condivisione dei principi fondamentali, degli ideali e delle strategie dell’organizzazione regionale;
- il miglioramento della comprensione del proprio ruolo da parte dei dipendenti, in funzione di una visione sistemica dei servizi erogati dall’amministrazione regionale;
- la riduzione degli ostacoli alla comunicazione interna e esterna;
- la promozione delle modalità di lavoro collaborativo e di gestione dei progetti;
- la diffusione di una cultura favorevole al cambiamento e all’innovazione.
I tre percorsi formativi hanno potuto raggiungere risultati importanti in termini di coinvolgimento, di miglioramento della comunicazione interna ed esterna e di facilitazione grazie all’uso di nuove tecnologie. La sperimentazione di soluzioni formative e metodologie di apprendimento “non convenzionali” e interattive ha offerto la possibilità di creare momenti di scambio e di apprendimento collaborativo.
Il punto focale di un processo formativo bottom-up è coinvolgere attivamente i dipendenti, in quanto “esperti” e portatori d’interessi sia rispetto ai problemi che alle possibili soluzioni, rivolgendo loro iniziative di formazione specifiche. L’esperienza diretta dei partecipanti consente di identificare le basi per elaborare e gestire, in maniera condivisa, soluzioni, idee e azioni.
Per queste ragioni la valorizzazione dell’individuo non può basarsi solo su metodi didattici tradizionali o di tipo operativo e simulativo. Vanno messi a punto approcci e metodi che spostano il focus della formazione da un’impostazione top-down ad una bottom-up: nonostante la rilevanza del ruolo del formatore e del committente nella definizione e gestione del percorso formativo, è basilare il coinvolgimento e la partecipazione dei componenti di un’organizzazione al fine della crescita e dello sviluppo.