Un percorso formativo per comprendere, prevenire e contrastare le verità nascoste

Dove ci sono esseri umani, c'è frode. Gli esseri umani, come specie, si sono evoluti proprio grazie alla loro intelligenza superiore, e la frode è – si potrebbe dire – un mero effetto collaterale. Il fatto che la maggior parte di noi, date le circostanze, troverà modi per ottenere un vantaggio personale ingannando qualcun altro è probabilmente la ragione per cui siamo arrivati fino a qui: il motivo principale è la sopravvivenza, dopotutto. Se aggiungiamo l'eccezionale capacità che solo gli esseri umani hanno di trovare spiegazioni, otteniamo i tre elementi del famoso Triangolo della Frode di Cressey (1): opportunità, motivazione e razionalizzazione. Partendo da questa considerazione, rimango sempre un po’ perplessa quando, durante i corsi che svolgo sia in Norvegia, dove vivo dal 1998, che in altri paesi Scandinavi ed europei, su come gestire il rischio di frode, mi scontro regolarmente con manager che sostengono che, nelle loro aziende, la frode non è la regola, ma piuttosto un'eccezione improbabile. Tuttavia, per quanto interessante possa essere vedere cambiare l'espressione dei loro volti quando presento stime e statistiche sui costi della frode, questo tipo di approccio non è informativo affatto e spesso finisce con un rifiuto furioso di accettare qualsiasi possibilità di truffa e inganno. Lo stesso tipo di scenario mi si presenta spesso anche quando mostro i risultati di progetti mirati a rilevare frodi in divenire: nonostante ogni prova sembri indicare il contrario, c'è sempre una sorta di spiegazione ("questa è pratica comune nel nostro settore", "lo abbiamo sempre fatto così", "non è illegale", ecc.) pronta a rigettare ogni sospetto o ammissione.

Non nego che i quadri normativi nel settore antifrode abbiano fatto molta strada negli ultimi venticinque anni, accettando e riflettendo in qualche modo il ragionamento di cui sopra. La mia argomentazione è piuttosto incentrata sull’idea che, se riconosciamo il fatto che la frode esista come parte endemica di ogni organizzazione e della società in generale, discuterne apertamente (e con "discussione" intendo "dialogo" in senso di Bohmiano (2), e non "disputa") diventerà significativamente più semplice.

Proprio come la mente umana è impegnata nel suo costante lavoro, anche i truffatori lo sono costantemente in uno sforzo senza fine per aggirare i nostri controlli. Questa dinamica viene spesso trascurata dai metodi di vigilanza basati su check list, poiché essi non sono progettati attorno alla frode in sé o ai modi di ragionare dei truffatori, ma piuttosto attorno a categorie predefinite che derivano da processi e routine appartenenti ad altre aree aziendali: acquisti, vendite, produzione, logistica… Attraverso dialoghi strutturati con lavoratori e dipendenti di diverse funzioni e livelli, invece, è possibile agevolare un processo mirato a portare alle luce idee latenti sui “come” e sui “quando” la frode può aver luogo, imparando così dallo scambio delle proprie conoscenze ed esperienze. Anche senza sapere esattamente dove si trova né quale sia la sua portata, se accettiamo la frode come intrinsecamente umana, mettere la persona al centro del processo di prevenzione della stessa diventerà un approccio naturale.

Pensare come un truffatore

La metodologia del "pensare come un truffatore" inizia con una domanda semplice: “Come potresti truffare la tua azienda nel prossimo anno senza essere scoperto?”. Le persone sono sfidate a mettersi nei panni di un truffatore e ideare modi per eludere il sistema, attraverso workshop strutturati, finalizzati a fare una mappatura dei rischi reali di frode. Questo tipo di approccio è più efficace rispetto alla revisione di elenchi di rischi predefiniti, per i quali stabilire la rilevanza e l’applicabilità a seconda del contesto in questione. Si tratta di una tecnica ampiamente utilizzata nelle aziende per individuare le debolezze dei controlli in altri ambiti. Nel mondo della sicurezza informatica, ad esempio, gli esperti vengono impegnati per eseguire test di penetrazione, ovvero cercare di hackerare un sistema solo per vedere se sia possibile trovare il metodo. In caso di successo, il metodo utilizzato viene poi identificato come la debolezza da correggere. In modo simile, stimolando gli individui a pensare a modi creativi per truffare la propria azienda, è possibile generare una serie di rischi basati su esperienze quotidiane, conoscenza dei processi e intuizioni creative concrete.

Questa modalità socratica di indagine non significa che dovremmo eliminare l'adempimento degli obblighi e delle prescrizioni stabiliti. La conformità alle normative, agli standard o ai vari processi di monitoraggio così come li conosciamo, rimane ancora il miglior sostituto che abbiamo per cercare di tenere sotto controllo qualcosa di estremamente difficile da districare, gestire e valutare. Tuttavia, la sua efficacia potrebbe essere significativamente migliorata da questo esercizio di "dialogo sulla frode".

Con dialoghi sulla frode ad hoc, i manager potrebbero ottenere informazioni cruciali su cosa funziona e cosa non funziona nelle loro aziende, informazioni certamente più utili di qualsiasi stima sull'incidenza della frode. I decision maker potrebbero acquisire e maturare una comprensione intorno alle debolezze identificate e agire su queste informazioni, sia sviluppando nuove competenze che aumentando la consapevolezza sui potenziali rischi.

Pensiamo a questo "dialogo sulla frode" nella pratica come a un processo a basso impatto che sfrutta la conoscenza degli individui per identificare le frodi già presenti o in divenire: in fondo si tratta semplicemente di saper porre le domande giuste alle persone giuste, consentendo loro di fornire informazioni sulla nostra situazione in termini di rischi e capacità di affrontarli.

E voi, cosa fareste per rubare 10.000 euro al vostro datore di lavoro nei prossimi dodici mesi senza essere beccati? L'invito a pensare a modi creativi per rubare denaro alla propria azienda non solo sottolinea la necessità di una maggiore consapevolezza, ma anche la comprensione della complessità dei rischi. Inoltre, la formulazione di domande chiare e mirate, rivolte alle persone giuste, rafforza il concetto che la lotta contro la frode richiede un coinvolgimento diffuso e non solo un'azione reattiva.

In sostanza, si tratta di un approccio che mette la fiducia nelle persone al centro della gestione del rischio, riconoscendo che la prevenzione delle frodi è un impegno collettivo che richiede consapevolezza, comprensione e azione.

Note

(1) Il Triangolo della frode di Donald Cressey è una teoria socio-criminologica che spiega i fattori che contribuiscono a commettere frodi. Secondo Cressey, affinché si verifichi una frode o una corruzione, devono essere presenti tre fattori:

1. un bisogno o una motivazione per ottenere qualche tipo di vantaggio;
2. un'opportunità di "imbrogliare" combinata con una bassa possibilità (percepita o reale) di essere scoperti;
3. la capacità di razionalizzare il comportamento verso se stessi in modo che risulti moralmente accettabile o giustificabile;

(Cressey, D. R. (1973) Other people’s money: a study in the social psychology of embezzlement. Montclair, New Jersey: Patterson Smith)

(2) ”Una delle prime concezioni che ho avuto di Dialogo risale a molti anni fa quando lessi di un antropologo che visitò una tribù di nativi americani del Nord, probabilmente cacciatori-raccoglitori, composta da circa 20-40 persone. Notò che si riunivano frequentemente in cerchio e parlavano senza sosta. Nessuno sembrava avere autorità, e non avevano un'agenda particolare o uno scopo specifico. Non prendevano decisioni, si limitavano a parlare. Ma alla fine si separavano e sembravano sapere cosa fare. Avevano instaurato una relazione tra di loro tale da permettere loro di affrontare i loro problemi pratici, comunicare veramente, evitando così lo stato in cui spesso ci troviamo, ossia litigare sui problemi anziché comunicare” (David Bohm, 1990 https://aofpd.org/library/public-resources/david-bohm-videos/david-bohm-videos-transcript-pt-1/; https://vimeo.com/219069107/b378d77c39)